Tono e volume della voce, gestione delle interruzioni e delle domande, pianificazione delle attività successive sono alcuni tra gli elementi decisivi per l’efficacia della riunione, oltre l’ordine del giorno.
Parlando in un break con un dipendente di un‘azienda che vende materiale edile, ho ricevuto le lamentele per le riunioni che, a suo dire, sono inutili, troppo lunghe ed anche noiose. Ci sono alcune indicazioni per gestire efficacemente la riunione senza cadere nell’effetto noia.
La riunione va gestita
Intanto la prima consapevolezza da acquisire è che la riunione va gestita. Quando scrivo “va gestita” intendo proprio che chi organizza la riunione deve pendersi la responsabilità di prendere la parola e dare il via ai lavori; presentare l’ordine del giorno; dare la parola alla persona che deve esporre sul primo punto; moderare e gestire gli interventi, incluse le domande altrui; riprendere la parola per passare al relatore del secondo punto e così via fino a decretare la conclusione della riunione, che deve chiudersi con uno schema chiaro a tutti e condiviso dai partecipanti su quali attività devono essere realizzate in un certo tempo, a carico di quali persone, prima di arrivare all’incontro successivo.
Tono e volume della voce sono importanti: tutti devono riuscire ad ascoltare bene e facilmente. Chi ha il tono ed il volume naturalmente bassi dovrà sforzarsi di alzarli per rendersi udibile a tutti, e tanto più sarà grande la sala riunioni e tanto più alto sarà il numero dei partecipanti e tanto più importante sarà avere un volume ed un tono alto. Per aiutare ad ascoltare il relatore, chi parla ruoti la testa in direzione di tutti i lati delle zone in cui siedono i partecipanti, così da far arrivare bene il suono volgendo verso gli interlocutori il viso, sul cui fronte è la bocca, cioè la zona di emissione del suono. A questa accortezza è bene aggiungere anche di guardare gli interlocutori negli occhi per pochi attimi, proprio per richiamare la loro attenzione. Inoltre, osservare la platea ci dà modo di accorgerci quando la situazione volge verso la noia o la stanchezza o la scarsa comprensione. In questi casi è bene interrompere un momento e chiedere subito se c’è bisogno di ripetere, provocando così il doppio effetto di coinvolgere proattivamente gli interlocutori.
Buona norma dichiarare all’inizio della riunione quando si vogliono le domande, cioè se alla fine di ogni intervento per l’argomento trattato oppure se tutte alla fine in una sezione di Domande e Risposte. Esprimere all’inizio le modalità organizzative che si vogliono adottare, aiuta tutti ad adeguarsi al metodo e questa comunicazione va fatta a cura di chi gestisce la riunione.
Gestire le obiezioni e far rispettare il tempo
Due fasi ad alta criticità in qualsiasi riunione sono: far rispettare il tempo ai relatori e a chi pone domande, nonché gestire le obiezioni, soprattutto quando possono innescare inutili atteggiamenti polemici.
In tutte e due le situazioni emerge la capacità di leadership di chi gestisce la riunione.
È a questo soggetto infatti la responsabilità di far chiudere gli interventi ai relatori troppo prolissi, così come di stringere le domande su aspetti attinenti i temi della riunione, senza divagare in conversazioni che possono portare a temi diversi da quelli dell’incontro in corso e che saranno da gestire in altre riunioni.
È sempre alla stessa persona che è richiesto di bloccare, in modo educato ma fermo, le polemiche come anche le divagazioni o gli attacchi personali.
Ogni intervento va tenuto fermo agli argomenti oggetto dell’ordine del giorno ed ogni conversazione va tenuta su un piano delle attività professionali e non si può permettere che si trasformino in attacchi personali.
La funzione strategica dell’ordine del giorno
L’ordine del giorno ha una doppia funzione ed è realmente importante per la pianificazione e gestione della riunione per diversi motivi e per diversi soggetti, sia per chi organizza la riunione, sia per chi partecipa all’incontro.
Il primo motivo per cui va costruito l’elenco dei temi di cui parlare, dichiarando chi sarà il relatore ed assegnando un tempo ad ogni argomento dell’ordine del giorno, ci permette di capire se quell’incontro riusciremo a condurlo in un’ora, che è il tempo ideale affinché non sia troppo lunga e quindi stancante, ma anche adeguata per affrontare i temi su cui abbiamo bisogno di confrontarci.
L’altro motivo che ha valore per i partecipanti è che quando questi ricevono l’elenco dei temi, completi di nome del relatore e tempo assegnato, permette a tutti loro di prepararsi a relazionarsi e di organizzare il proprio intervento per riuscire a rispettare il tempo previsto.
Laura Marinelli, business coach and trainer
